Facilitairmeldpunt.nl

Het noodplan als veiligheidsblauwdruk

Mon, 16 Dec 2019 11:42:37 GMT

Het noodplan voor medewerkers en bezoekers

Voor de veiligheid van uw medewerkers en uw bezoekers is het voor u natuurlijk van belang een goed doordacht noodplan te ontwikkelen dat tevens voldoet aan de laatste wettelijke eisen en richtlijnen.

Een goed noodplan bestaat eigenlijk uit twee delen, een instructiedeel en een organisatiedeel. Het instructiedeel bevat de informatie wie wat doet, wanneer en in welke volgorde taken worden uitgevoerd en welke middelen en procedures worden ingezet. Het organisatiedeel bevat het beleid en de doelstellingen, voorzien van het bedrijfshulpverleningsplan, het calamiteitenplan en het ontruimingsplan.

Om het noodplan op te kunnen stellen, dient u een uitgebreide inventarisatie uit te voeren op de huidige veiligheidsvoorzieningen. Deze inventarisatie heeft dus betrekking op bijvoorbeeld de inbraakbeveiliging, brandbeveiliging en toegangscontrole.

De ontruimingsplattegronden

Een goede start om de veiligheid van medewerkers en bezoekers te verhogen, is het informeren van hen over deze veiligheidsvoorzieningen o.a. vluchtwegen, nooduitgangen, brandscheidingen en kleine blusmiddelen. Ontruimingsplattegronden zijn daarbij een onmisbare bron van informatie waarmee personen bij een calamiteit zich snel kunnen oriënteren en zich in veiligheid kunnen brengen.

Maar hoe begin je nu met het vaststellen van het benodigde aantal ontruimingsplattegronden?

In de eerste plaats is het van belang of uw BHV’ers de ontruiming begeleiden. Indien zij vóór het sein tot ontruiming hun posities in het gebouw kunnen innemen, zal de ontruiming door hen worden gestuurd. Indien zo georganiseerd, kan worden volstaan met alleen ontruimingsplattegronden in de vluchtwegen. Als uw medewerkers en bezoekers bij het sein tot ontruiming hun weg zelf moeten vinden, dient te worden nagegaan of de doorstroom capaciteit van de vluchtroutes toereikend is om alle personen tijdig en geordend het gebouw veilig kunnen verlaten. Als vervolgens blijkt dat de kortste vluchtroutes bij een ontruiming onvoldoende doorstroom capaciteit bieden, is het noodzakelijk om sturing aan te brengen op basis van verwijzingen via ontruimingsplattegronden. In deze situatie kan niet worden volstaan met het aanbrengen van ontruimingsplattegronden in vluchtwegen, maar is het noodzakelijk om elke ruimte te voorzien van een ontruimingsplattegrond.

De veiligheidsplattegronden

Ook goede ingerichte veiligheidsplattegronden zijn een noodzakelijk onderdeel van uw noodplan. Deze veiligheidsplattegronden bevatten alle relevante informatie ten behoeve van de bedrijfshulpverleners en de externe hulpverleners zoals brandweer, politie en GGD. De veiligheidsplattegronden dienen in het instructiedeel van het noodplan te worden opgenomen en implementatie dient zich te conformeren aan de NEN 3011, NEN 6088, ISO 7010, ISO3864-1 en NEN-EN 61310-1 en de Europese voorschriften als gepubliceerd in Richtlijn 92/58/EEG.

Ingewikkeld? Nee hoor, uw technische onderhoudsaannemer kan u prima en goed informeren over allerlei benodigde informatie. U kunt er natuurlijk ook voor kiezen uw onderhoudsaannemer de plattegronden voor u te vervaardigen. Veiligheidsplattegronden geven namelijk veel informatie over de plaats van hoofdafsluiters van gas, water en elektriciteit, technische installaties, opslag van gevaarlijke stoffen, stijgleidingen, brandblusapparatuur, enz.

Een goede beheerservice

Omdat het noodplan door dynamische ontwikkelingen vanuit uw eigen organisatie en diverse externe factoren regelmatig aan veranderingen onderhevig zal zijn, dient het plan regelmatig aangepast te worden aan de gewijzigde omstandigheden. U dient minimaal jaarlijks door meting en actualisering het noodplan in de juiste conditie te houden. Ook deze beheersactiviteit kunt u uitstekend verleggen naar uw onderhoudspartij, zodat ook deze medeverantwoordelijk is van de kwaliteit van de stukken.

Indien u kiest voor verlegging, kan de beheersservice bijvoorbeeld betrekking hebben op:

een jaarlijkse inventarisatie rondgang door het gebouw;
het verifiëren van het noodplan aan de hand van geldende wet- en regelgeving;
het verifiëren van het noodplan aan de hand van gebouw- en procesaanpassingen;
het noodzakelijk aanpassen van bestaande ontruimings- en veiligheidsplattegronden;
een schriftelijke rapportage van bevindingen, inclusief een verslag van goedkeuring.

Een alternatieve manier met dezelfde voordelen als de NEN2767

Fri, 29 Nov 2019 14:25:41 GMT

Een alternatief voor de veel gebruikte NEN2767

De NEN2767 is dé norm voor het vaststellen van de staat van onderhoud (conditie) van een gebouw. Conform de norm NEN 2767 is conditiemeting het instrument voor het objectief en uniform meten van de fysieke kwaliteit van bouw- en installatiedelen van gebouwen en/of infrastructuur. Conditiemeting is dus een soort 'checklist' waarmee de technische staat van een gebouw of infrastructureel bouwdeel kan worden gemeten.

Maar wat kost een inspectie en wanneer heb ik dan volledig inzicht? En ontstaat er geen discussie tussen de inspecteurs en budgethouders over de nodige investeringen? Over de kosten en de tijd kunnen we kort zijn: het kost te veel en het duurt lang! Zeker als je de inspectie vraagt op componentenniveau. Bijvoorbeeld om je MJOP inhoudelijk vorm te geven. Is een conditiemeting conform de NEN 2767 dan wel de beste keuze, of kan het wellicht anders?

Doel van norm NEN 2767

NEN 2767 zorgt dus voor het in kaart brengen van de technische staat van alle bouw- en installatiedelen m.b.t. gebouwen en/of infrastructuur. Door middel van scores bent u in staat gemakkelijk vergelijkingen te maken tussen de verschillende onderhoudstoestanden van uw gebouw. Zo heeft u met de resultaten inzicht in onderhoudskosten en mogelijke risico’s en zo kunt u meerjarige onderhoudsplanningen opstellen. Kortom, met deze norm kunt u de kwaliteit waarborgen. Maar dat kan anders!

Een goedkoper alternatief

Om geld en tijd te besparen, zou u prima kunnen kiezen om de verantwoording van de onderhoudsstatus te verleggen naar uw onderhoudsaannemer. Uw aannemer is al dagelijks betrokken bij het reguliere onderhoud en daarbij verplicht u uw aannemer om de bestaande kwaliteit van de installaties te handhaven. Contractueel beschrijft u een minimaal niveau dat de installaties functioneel en volledig storingsvrij moeten zijn. Wanneer uw onderhoudsaannemer een niet-functionele installatie of een niet-functionele component aantreft, moet hij u daarvan verwittigen door daarvan melding te maken (vanwege de contractuele rapportageplicht). Vervolgens zal uw aannemer op uw verzoek een gespecificeerde offerte voor het achterstallige groot- en vervangingsonderhoud, danwel een gespecificeerde offerte voor vervanging toezenden. U houdt vanzelfsprekend het recht om op basis van deze offerte nog één of meerdere offertes aan te vragen bij derden.

Uiteindelijk is de beslissing om wel of niet te vervangen, en dus te investeren, aan u en niet aan uw aannemer; u behoudt altijd de regie. En als u tevens in het onderhoudscontract regelt dat een dergelijke rapportage alleen in het eerste contractjaar mogelijk is, is uw onderhoudsaannemer vanaf het tweede contractjaar geheel verantwoordelijk voor de functionaliteit van de installaties. De onderhoudsaannemer kan zich dan niet meer beroepen op achterstallig groot- en vervangingsonderhoud, echter wel op noodzakelijke vervanging op basis van de technische afschrijving (vanuit een MJOP). Dit mechanisme maakt een zogenaamde nulpuntsmeting en conditiemeting (NEN 2767) overbodig.

De onderhoudsaannemer zal feitelijk dus de status 4, 5 en 6 zelf niet toelaten. Status 1, 2 en in uitzonderlijke gevallen 3 zijn, indien bovenstaande contractueel goed wordt geregeld, acceptabel.

Brandveiligheid is van levensbelang; de gebruiksvergunning

Mon, 18 Nov 2019 15:45:36 GMT

Brandveiligheid van levensbelang! de verbruiksvergunning

Omdat de gevolgen van een brand zeer ingrijpend zijn, is een goede brandveiligheid een absolute must. Dit geldt in het bijzonder als u eigenaar bent van een gebouw en dat gebouw een verhoogd risico kent of waarvoor bij een brand de verwachte gevolgen bovenmatig ernstig zijn voor u of uw omgeving. In de gemeentelijke bouwverordening zijn daarom in elke gemeente voorschriften over 'brandveilig gebruik' opgenomen. Op grond van deze verordening is, afhankelijk van uw gebruikssituatie, een gebruiksvergunning voorgeschreven. In deze gebruiksvergunning wordt het brandveilig gebruik van uw locatie of inrichting geregeld.

Voor al uw gebouwen vloeien de gebruiksvergunningen voort uit de Bouwverordening. Voor (tijdelijke) inrichtingen (bijvoorbeeld een feesttent) vloeit een gebruiksvergunning voort uit de Brandbeveiligingsverordening. In beide verordeningen is vastgelegd waarvoor en wanneer een gebruiksvergunning aangevraagd dient te worden.

Gebruiksvergunning

Deze gebruiksvergunning omvat een reeks van voorwaarden voor het brandveilig gebruik van uw gebouw. Bovendien is daarin opgenomen het besluit van het college van B&W, waarin toestemming wordt verleend het gebouw te gebruiken.

Doel van deze gebruiksvergunning is om voor kritische binnenomstandigheden brandgevaarlijke situaties te vermijden en de kans op brand en op ongevallen bij brand te minimaliseren. Een brandveilig gebouw moet ook brandveilig worden gebruikt. In de gebruiksvergunning staat daarom precies vermeld aan welke voorwaarden u moet voldoen.

Ieder gebouw zal hiervoor periodiek door de brandweer worden gecontroleerd. Komen tijdens deze controles gebreken aan het licht, dan moeten deze door u op aanwijzing van de inspecteur worden verholpen.

Afgifte van een gebruiksvergunning

Als u een gebouw in gebruik neemt of heeft dat op grond van de bouwverordening vergunningsplichtig is, bent u dus verplicht een gebruiksvergunning aan te vragen. Nadat een gebouw aan u wordt opgeleverd, kan een gebruiksvergunning worden afgegeven. In feite begint de gebruiksvergunning waar uw bouwvergunning ophoudt.

De eisen die aan een gebruiksvergunning worden gesteld, zijn primair gebaseerd op de veiligheid van uw mensen en de omgeving van het gebouw. Het gebruik ervan loopt tevens over een groot aantal jaren. De eenmaal verstrekte vergunning zal daarom na wijziging van het gebruik wel weer aangepast moeten worden.

Volgorde van de vergunningverlening

Op basis van een prioriteitstelling komen alle objecten aan bod voor het aanvragen van een gebruiksvergunning. Bent u als eigenaar bijvoorbeeld in bezit van onder meer tehuizen, gevangenissen, bejaardenoorden, grote hotels, ziekenhuizen, grote kantoren, grote gebouwen met een publieksfunctie zoals theaters, grote cafés en discotheken en de grote winkelgebouwen dan behoren uw objecten tot prioriteit 1 en zullen deze als eerste worden voorzien van een gebruiksvergunning. Daarna volgen de overige prioriteitscategorieën. In totaal zijn er vier prioriteitscategorieën in de geldende regelgeving omschreven.

Nadat voor uw gebouw een gebruiksvergunning is verleend, wordt periodiek gecontroleerd of u nog steeds aan de voorwaarden uit de vergunning voldoet. Er is per type gebouw aangegeven hoe vaak en in welke frequentie het desbetreffende object wordt gecontroleerd. Houd er dus vooral rekening mee dat u regelmatig zelf ook controle uitoefent of u nog voldoet aan de voorwaarden.

Hoera de nieuwbouw of renovatie wordt opgeleverd. En nu?

Wed, 16 Oct 2019 07:38:43 GMT

Oplevering van de nieuwbouw of renovatie. En nu?

Eindelijk, de oplevering van uw nieuwbouw- of renovatieproject door de aannemer is geweest. Maar al snel zult u er achterkomen dat niet alles zo mooi is als het aan de buitenkant lijkt. Sterker nog: het levert u straks een dubbele kater op: die van het afscheidsdiner en die van het feit dat u gaat beseffen dat u er nu alleen voor staat. U had het zo kunnen organiseren, dat de leveranciers en de onderhoudsaannemer alle verantwoording ten aanzien van de techniek en de functionaliteit ervan zelf hadden gedragen.

Uw leveranciers zijn na oplevering van het project immers garantieplichtig en uw onderhoudspartij kán verborgen gebreken namens u opsporen. Maar om dat in goede banen te leiden, moet u wel boven de partijen staan en u niet in de rol van (interne) projectleider laten manoeuvreren.

U is plechtig beloofd, dat de bij de oplevering zichtbare gebreken spoedig zullen worden verholpen. Ook de revisietekeningen zullen binnen drie maanden beschikbaar zijn, toch? Dit valt nog niet mee, omdat inmiddels het bestek vele malen is gewijzigd en er is een enorme lijst van nog af te werken zichtbare gebreken ontstaan. U weet dan nauwelijks wat in beheer is overgedragen en de eventuele onzichtbare gebreken zijn nog niet geconstateerd.

U als opdrachtgever bent doorgaans de eerste die dan wordt geconfronteerd met de lasten en de lusten van een ophanden zijnde nieuwbouw en/of renovatie. Vooral de lasten ervan dienen zich aan; aanvankelijk nauwelijks merkbaar, maar gaandeweg steeds indringender.

Lijnmanager wordt dan opeens projectleider

Op het moment dat u gaat nadenken over de wenselijkheid en de haalbaarheid van een renovatie en/of nieuwbouw, wordt u eigenlijk langzaam maar onverbiddelijk interne projectleider. Een uitgebreide renovatie of nieuwbouw kan daarnaast onder omstandigheden een traject van meerdere jaren zijn. En dan beseft u opeens dat uw functie de komende tijd drastisch gaat veranderen, omdat u als lijnmanager opeens over heel andere eigenschappen moet beschikken, namelijk die van een projectmanager. De continuïteit van een lijnfunctie vraagt in de eerste plaats mensgerichte en pas in de tweede plaats zaakgerichte eigenschappen. Bij de succesvolle projectmanager zijn de zaken precies omgekeerd. U als mensgerichte lijnmanager zal het als projectleider mogelijk moeilijk krijgen. U zal (waarschijnlijk te) veel tijd moeten besteden aan dit vermeende ‘bijbaantje’.

U zou dus eigenlijk een externe projectleider moeten inhuren of iemand binnen uw organisatie die de kwalificaties van een project-leider bezit en die meer tijd heeft dan u. Dit voorkomt dat u langzaam maar zeker verzeild raakt in de programmafase van het project. Gebruikers moeten worden benaderd omtrent hun toekomstige behoeften en een en ander wordt vertaald naar een zeer voorlopig programma van eisen met een dito projectbudget en projectplanning. Ingehuurde externe deskundigheid (de architect, een bureau voor bouwprojectmanagement en een ingenieursbureau) slepen het project vervolgens door de definitiefase en de uitvoeringsfase heen.

Uw projectleider wordt medeplichtig

Uw projectleider dient vroegtijdig al betrokken te raken bij het project. Als hij tevens wordt betrokken bij budgetteren en plannen, zal hij zich min of meer verantwoordelijk blijven voelen voor de haalbaarheid ervan. Dit voorkomt vooral dat de projectleider zich dermate bij de uitvoering voelt, dat hij bereid is om namens de bouwers tegenover u overschrijdingen van budget en planning te rechtvaardigen, in plaats dat hij zich namens u opstelt en de opdrachtnemers houdt aan hun contractuele verplichtingen.

Wie moet nu het onderhoud doen; zelf, de installateur of toch een derde?

Wed, 11 Sep 2019 09:11:43 GMT

Contractueel onderhoud? Maar door wie dan?

Om een keuze te maken wie het beste uw technische contractuele onderhoud kan uitvoeren; uzelf, uw installateur of een derde partij, dienen we wel eerst dit onderhoud te definiëren. Het contractuele onderhoud omvat alle (hoofdzakelijk installatietechnische) onderhoudsactiviteiten met een frequentie van minimaal éénmaal per jaar. We spreken dan van contractueel onderhoud, omdat dit onderhoud over het algemeen contractueel wordt uitbesteed. De onderhoudspartij verricht in het kader van het contract al het onderhoud als inspecties en correcties en hij wordt ook geconfronteerd met ontstane storingen.

Het onderhoud na oplevering van een project

Nu hebben we een definitie en kunnen we bepalen wie het onderhoud gaat uitvoeren. Makkelijk is het om direct al het onderhoud in opdracht te geven aan uw installateur. Maar met betrekking tot het onderhoud na oplevering bestaat het onjuiste idee dat onderhoud na oplevering niet noodzakelijk is, omdat je installateur toch garantie geeft. Het is u vast bekend dat bijvoorbeeld garagebedrijven hun garantieverplichtingen alleen nakomen, wanneer het geprogrammeerde onderhoud is uitgevoerd.

Maar let op: op het moment dat uw project wordt opgeleverd, spelen toch verschillende zaken:

Naar alle waarschijnlijkheid is bij oplevering een lijst opgesteld van zichtbare gebreken en tekortkomingen. Uw leveranciers moeten deze binnen een vooraf bepaalde tijd wegwerken.
Uw leveranciers hebben garantieverplichtingen, doorgaans ten aanzien van de technische kwaliteit van geleverde zaken, de functionaliteit ervan (het proces) en het procesresultaat (bijvoorbeeld het klimaat).
De garantieplichtige leverancier zal verlangen dat het geleverde wordt onderhouden vanaf het moment van oplevering. Het onderhoud moet dus op het moment van oplevering uitgevoerd worden. Dit betekent dat u moet weten welke zaken het betreft en dat het 'contractuele' onderhoud als inspecties, correcties en storingen juridisch is gedefinieerd en dat het onderhoudscontract op de markt is gezet.

Deze drie zaken kunt u dus gemakkelijk regelen door uw leverancier na oplevering het onderhoud te gunnen. Alle toekomstige problemen worden dan met dezelfde partij geregeld. Bovendien heeft uw onderhoudsaannemer als voormalige leverancier de benodigde inventarisaties bij de hand. Aan deze voor de hand liggende constructie kleven zoals gezegd echter enkele forse nadelen.

Tegenstrijdige belangen worden zeer groot

Wanneer uw hoofdaannemer na de oplevering gaat functioneren als uw 'nieuwe' onderhoudsaannemer, ontstaan tussen u en uw leverancier direct tegenstrijdige belangen:

Uw onderhoudsaannemer krijgt de gelegenheid de lijst van zichtbare gebreken af te werken in de tijd die hij feitelijk moet besteden aan het onderhoud.
Uw onderhoudsaannemer heeft er geen belang bij om onzichtbare gebreken op te sporen, omdat hij daar als voormalige leverancier vanuit zijn garantieverplichtingen zelf namelijk aansprakelijk voor is.
Wanneer hij niettemin gebreken opspoort, bestaat het gevaar dat de kosten ervan administratief worden verward met buitencontactuele kosten, omdat de onderhoudsaannemer er vanuit zijn contract met u niet verantwoordelijk voor is. Deze laatste kunnen dan bij u in rekening worden gebracht.
Het onderhoudscontract is meestal niet in concurrentie aanbesteed en daardoor mogelijk niet marktconform en dus te duur.

De dreigende rampen in kaart gebracht

Wanneer u ten tijde van de oplevering het contractuele onderhoud niet aan een derde partij uitbesteedt door middel van een risicodragend contract (een contract waarbij de leverancier het risico neemt), zullen de verborgen gebreken gedurende de garantieperiode onvoldoende of geheel niet bekend worden. En dat is zonde van de afgedwongen garantie. Bovendien loopt u het risico, dat er nooit meer iets aan wordt gedaan, of dat alleen de symptomen worden bestreden, zonder dat echt naar de oorzaak wordt gezocht. Dan staat u aan de wieg van een 'sick building'.

Daarnaast moet u het belang van een gedegen inventarisatie niet onderschatten. Uw leverancier weet best wat er geleverd is, maar is hij ook in staat objectief alles namens u te beschrijven? Een oppervlakkige inventarisatie is gewoonweg niet functioneel. Een goede inventarisatie moet zó diep zijn, dat u (en uw onderhoudsaannemer) de risico's kunt inschatten. Een ideale situatie ontstaat, wanneer de inventarisatie wel door de leverancier wordt geleverd bij de oplevering, maar dat u hieraan de juiste eisen stelt. Het beste is dus om deze verplichting al als artikel in het bestek van de renovatie of nieuwbouw op te nemen. Hierin staan uw wensen als de structuur en de diepte van de inventarisatie, alsmede de gegevensdrager en het formaat van de gegevens. Echt leuk wordt het pas wanneer uw leverancier gaat inventariseren in uw huidige FMIS of Amis systeem. Dus op de vraag 'wie gaat het onderhoud doen': Niet uw leverancier, maar een derde. En als u van mening bent dat u het zelf beter kan dan welke derde dan ook, is dat de oplossing.

Een onderhoudsvisie vanuit de klant gezien

Wed, 14 Aug 2019 12:18:15 GMT

Een onderhoudsvisie

Achterstallig onderhoud en constante druk op kosten leiden tot slecht functionerende installaties, waardevermindering en meer klachten. Bent u ook voornamelijk brandjes aan het blussen en loopt u continu achter de feiten aan? Om deze impasse te doorbreken en dreigende rampen te voorkomen, moet u toch echt het onderhoud opnieuw organiseren. Een onderhoudsvisie waar u iets aan heeft.

Welke definitie kunnen we meegeven aan onderhoudsmanagement?

Onderhoudsmanagement omvat alle activiteiten die nodig zijn voor de instandhouding van een object ofwel uw gebouw. Deze activiteiten hebben betrekking op het beleid inzake het uit te voeren onderhoud, de onderhoudsprocessen, de onderhoudsadministraties en de technische operationele activiteiten.

Begin met een goede inventarisatie en raadpleeg deze lijst regelmatig
De inventarisatie betreft het definiëren en lokaliseren van installaties en componenten die je wilt betrekken bij het onderhoudsplan. Voor het lokaliseren moet je over een administratie van locaties (ruimten) beschikken die zijn toegewezen binnen het gebouw. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld bouwtekeningen of vluchtwegplattegronden. Nadat je een goede inventarisatie hebt gemaakt, koppel je de componenten aan een onderhoudsfrequentie en beschrijf je de kwalitatieve aspecten van het onderhoud; waar moet het onderhoud aan voldoen, welke afwijkingen moeten worden opgeheven, welke functies moeten worden hersteld, enz.

Kenmerken van een goed onderhoudscontract
De volgende stap is een contract samenstellen, waarin je specifiek aangeeft welke werkzaamheden onder welke voorwaarden worden verwacht. Nagenoeg alle standaard onderhoudscontracten van commerciële marktpartijen zijn slecht voor jou als opdrachtgever, dus 'kopieer' deze vooral niet. Dit komt doordat onderhoudspartijen vastgestelde correcties offreren en storingen op basis van nacalculatie verrekenen. Door deze contracten krijgt de onderhoudsaannemer in verband met omzetverhoging een zakelijk belang bij veel correcties en storingen.

Beschrijf daarom dat correcties en storingen voor rekening en risico van de leverancier komen. Zo zijn jouw belangen en die van de leverancier gelijk gestemd. De leverancier zal het onderhoud optimaliseren en de benodigde correcties zoveel mogelijk gelijktijdig uitvoeren, teneinde dure storingen te voorkomen. Dit voorkomt extra verrekeningen en zorgt er ook voor dat jij niet de kwaliteit continu moet controleren. Jouw leverancier wil storingen voorkomen en doet dat door hoogwaardig onderhoud te leveren. Kwaliteit dus.

Kwaliteitsbewaking bij contractueel onderhoud
En wil je een extra stok achter de deur, omdat bijvoorbeeld de kwaliteit van essentieel belang is? Beschrijf dan in je contract controleerbare handelingen en laat de leverancier hierover kwalitatief en kwantitatief rapporteren. Kwaliteitsmetingen beperken zich dan namelijk niet tot het onderhoudsproces, maar hebben ook betrekking op het resultaat en op de wijze waarop je dit ervaart.

Maak het uzelf makkelijk en maak een dienstengids

Thu, 18 Jul 2019 12:18:15 GMT

Een dienstengids

U legt uw personeel dagelijks in de watten en ondersteunt de corebusiness met de allerbeste facilitaire diensten. U heeft namelijk maar één doel: productiviteit verhogen zonder aan het welzijn van uw mensen te komen. Maar weten uw medewerkers wel wat u allemaal voor hun hebt geregeld? Waarschijnlijk wel, maar er gaat heus wel eens wat mis. Uw heeft uzelf als taak gesteld de ondersteunende diensten zo optimaal mogelijk te verzorgen. Deze diensten strekken zich uit van het verzorgen van het gebouwbeheer en het schoonmaakonderhoud tot het organiseren van de catering en het wagenpark.

Werk je diensten en maak het voor iedereen toegankelijk

Om eenduidig en overzichtelijk je medewerkers te informeren, doe je er goed aan alle beschikbare facilitaire diensten vast te leggen in een toegankelijk overzicht. Facilitaire organisaties en adviesbureaus gebruiken hier al jaren een z.g. 'dienstengids' voor en dit werkt. Aan alle afspraken met externe leveranciers koppel je dus een ‘Diensten Activiteiten Gids’ (DAG). Hierin beschrijf je de overeengekomen producten en diensten overzichtelijk en onder welke voorwaarden en afspraken dit geschiedt. Je stelt vervolgens één of meer medewerkers aan om vervolgens alle aanvragen en verzoeken kritisch te monitoren.

Standaardisatie is het sleutelwoord

De gids biedt dus een overzicht van het assortiment, zoals u met uw leveranciers hebt afgesproken. Standaardisatie is één van de uitgangspunten en geeft vele voordelen op het gebied van uniform gebruik, ondersteuning, beheer, inkoop, opleidingen en bijvoorbeeld connectivity. Bestelaanvragen van producten en diensten die niet zijn opgenomen in de gids en dus niet tot het standaard assortiment behoren, kunnen worden verzameld. Vervolgens kunt u gemakkelijk deze aanvragen beoordelen. U kunt dus beslissen om de aanvraag af te wijzen, incidenteel goed te keuren of op te nemen in de gids, zodat het product of de dienst vanaf dat moment wel tot de standaard gaat behoren.

Evaluatie is de start van vooruitgang

En de laatste tip die ik u geef, is evaluatie. Iedereen kent het begrip en heeft ervan gehoord, maar in de praktijk gebeurt dit slechts mondjesmaat. Betrek uw personeel bij een evaluatie; deze kan prima schriftelijk plaatsvinden. Luister naar interne adviezen, blijf bewust van de reden waarom de gids gemaakt is en optimaliseer. Je zult merken dat uw medewerkers het zullen waarderen.

5 tips om te besparen op facilities

Tue, 11 Jun 2019 12:18:15 GMT

Besparen op facilities? Een paar tips

U kunt benchmarken wat u wilt, maar de kans is groot dat u steeds de verkeerde kengetallen vergelijkt. Namelijk die van uw buurman, goede vrienden en conculega’s, die het waarschijnlijk helemaal niet beter voor elkaar hebben dan u. Dat kan echt anders; facilitaire inkoop, zoals u ook uw inkoop op de core business zou aanpakken. Met kennis van zaken dus. 5 tips om u op weg te helpen.

TIP 1. Geld verdienen in het secundaire proces is gemakkelijker dan in de core business

Oké, een open deur: om in dalende economische ontwikkelingen de omzet vast te kunnen houden, zul je 20-50% goedkoper moeten zijn dan voorheen. En om de winst op peil te houden, moet je ook nog eens 40-80% goedkoper produceren. Logisch? Nou, niet echt.

Veel simpeler, gemakkelijker en efficiënter is het om winst te zoeken in de facilitaire inkoop. Daar zit namelijk gemiddeld 30% die u binnen enkele weken kunt terughalen. En om het nog leuker te maken: u kunt bijvoorbeeld gebruik maken van maincontracting die naast besparing op externe leveranciers tevens kunnen besparen op de interne uren van uw mensen. 1 aanspreekpunt, nog maar enkele facturen per maand en schaalvoordeel op allerhande additionele inkopen.

TIP 2. U hoeft geen expert te zijn om te weten waar Abraham de mosterd haalt

Probeer niet te denken in termen als inspanningsverplichtingen of resultaatverplichtingen. Het succes zit namelijk in de mix van beide.

Een voorbeeld: een auto moet driejaarlijks APK worden gekeurd (inspanning). Deze APK dient op de juiste manier te worden uitgevoerd en bij correcte werking wordt de auto goedgekeurd (resultaat). Conclusie: het ene is nooit mogelijk zonder het andere.

U heeft mogelijk geen idee welk extra werk nodig is om het beoogde resultaat te behalen en alle extra werkzaamheden krijgt u hoogstwaarschijnlijk doorbelast. Draai dit principe nu eens om: niet u, maar uw leverancier gaat de risico’s van extra werk dragen. Dat verandert de zaak pas echt: opeens wordt het voor uw leverancier interessant en logisch om de kwaliteit te optimaliseren en activiteiten te combineren om hiermee onnodige kosten voor hem te voorkomen. Het resultaat: gelijke belangen.

TIP 3. Geef je leveranciers de verantwoordelijkheid en houd simpel zelf de regie

Goed, uw leverancier wordt nu dus verantwoordelijk en hij heeft geen mogelijkheden meer om extra geld aan u te verdienen. Maar hoe weet u dan of alles nog wel klopt en dat alles nog wel volgens het boekje en de afspraken gaat?

Simpel: door de belangen van zowel u als die van uw toeleveranciers zodanig evenwichtig te regelen, dat een echte, aantoonbare win-win situatie ontstaat. De leverancier krijgt een marktconforme prijs voor gestandaardiseerde afspraken, inclusief de verantwoordelijkheden. U blijft regie voeren over alle additionele zaken, zonder ook maar een cent aan buitencontractuele kosten, die voorheen altijd als een verrassing kwamen.

TIP 4. Sluit een waterdichte deal met je belangrijkste leverancier

Een jaar of tien geleden was maincontracting een hot issue. Maar volledige uitbesteding bleek niet te werken. Je verliest als organisatie teveel kennis en kunde, de regie en het overzicht raak je volledig kwijt. En toch blijven de kosten jaarlijks stijgen, zonder dat je er goed grip op kan krijgen.

De waarheid ligt gelukkig veel genuanceerder. Maincontracting werkt natuurlijk niet, als u de uitvoering, de regie en de besluitvorming volledig uit handen geeft. Maar, als u uw leverancier nu eens vraagt alleen de operationele taken integraal op zich te nemen, eventueel met gebruik van onderaannemerss, dan bereikt u optimale kansen voor maincontracting (één aanspreekpunt, minder facturen, makkelijker beheer en veel minder kosten), zonder dat uw leverancier op een werkgebied wordt gedwongen, waarin hij niet competent is. En dan houdt u zelf de regie en neemt u nog steeds de beslissingen. Dat werkt perfect, mits goed geregeld!

TIP 5. Verspil geen tijd aan zaken waar anderen gewoonweg beter in zijn

Bent ú de specialist wanneer het gaat om de inkoop van facilitaire producten en diensten, of is uw leverancier juist de bovenliggende partij? Precies. Accepteer dat uw kennis op bepaalde vakgebieden tekort schiet en dek uzelf hiervoor in. Haal bijvoorbeeld objectieve expertise van stal om geen stommiteit te begaan of houd u aan zaken die wel in uw straatje passen. Dat loont echt en voorkomt discussies achteraf.