5 tips om te besparen op facilities

M.v.L. le Clercq • 11 juni 2019

Besparen op facilities? Een paar tips

U kunt benchmarken wat u wilt, maar de kans is groot dat u steeds de verkeerde kengetallen vergelijkt. Namelijk die van uw buurman, goede vrienden en conculega’s, die het waarschijnlijk helemaal niet beter voor elkaar hebben dan u. Dat kan echt anders; facilitaire inkoop, zoals u ook uw inkoop op de core business zou aanpakken. Met kennis van zaken dus. 5 tips om u op weg te helpen.

Wagenpark
TIP 1. Geld verdienen in het secundaire proces is gemakkelijker dan in de core business 

Oké, een open deur: om in dalende economische ontwikkelingen de omzet vast te kunnen houden, zul je 20-50% goedkoper moeten zijn dan voorheen. En om de winst op peil te houden, moet je ook nog eens 40-80% goedkoper produceren. Logisch? Nou, niet echt.

Veel simpeler, gemakkelijker en efficiënter is het om winst te zoeken in de facilitaire inkoop. Daar zit namelijk gemiddeld 30% die u binnen enkele weken kunt terughalen. En om het nog leuker te maken: u kunt bijvoorbeeld gebruik maken van maincontracting die naast besparing op externe leveranciers tevens kunnen besparen op de interne uren van uw mensen. 1 aanspreekpunt, nog maar enkele facturen per maand en schaalvoordeel op allerhande additionele inkopen.

TIP 2. U hoeft geen expert te zijn om te weten waar Abraham de mosterd haalt 

Probeer niet te denken in termen als inspanningsverplichtingen of resultaatverplichtingen. Het succes zit namelijk in de mix van beide.

Een voorbeeld: een auto moet driejaarlijks APK worden gekeurd (inspanning). Deze APK dient op de juiste manier te worden uitgevoerd en bij correcte werking wordt de auto goedgekeurd (resultaat). Conclusie: het ene is nooit mogelijk zonder het andere.

U heeft mogelijk geen idee welk extra werk nodig is om het beoogde resultaat te behalen en alle extra werkzaamheden krijgt u hoogstwaarschijnlijk doorbelast. Draai dit principe nu eens om: niet u, maar uw leverancier gaat de risico’s van extra werk dragen. Dat verandert de zaak pas echt: opeens wordt het voor uw leverancier interessant en logisch om de kwaliteit te optimaliseren en activiteiten te combineren om hiermee onnodige kosten voor hem te voorkomen. Het resultaat: gelijke belangen.

TIP 3. Geef je leveranciers de verantwoordelijkheid en houd simpel zelf de regie 

Goed, uw leverancier wordt nu dus verantwoordelijk en hij heeft geen mogelijkheden meer om extra geld aan u te verdienen. Maar hoe weet u dan of alles nog wel klopt en dat alles nog wel volgens het boekje en de afspraken gaat?

Simpel: door de belangen van zowel u als die van uw toeleveranciers zodanig evenwichtig te regelen, dat een echte, aantoonbare win-win situatie ontstaat. De leverancier krijgt een marktconforme prijs voor gestandaardiseerde afspraken, inclusief de verantwoordelijkheden. U blijft regie voeren over alle additionele zaken, zonder ook maar een cent aan buitencontractuele kosten, die voorheen altijd als een verrassing kwamen.

TIP 4. Sluit een waterdichte deal met je belangrijkste leverancier 

Een jaar of tien geleden was maincontracting een hot issue. Maar volledige uitbesteding bleek niet te werken. Je verliest als organisatie teveel kennis en kunde, de regie en het overzicht raak je volledig kwijt. En toch blijven de kosten jaarlijks stijgen, zonder dat je er goed grip op kan krijgen.

De waarheid ligt gelukkig veel genuanceerder. Maincontracting werkt natuurlijk niet, als u de uitvoering, de regie en de besluitvorming volledig uit handen geeft. Maar, als u uw leverancier nu eens vraagt alleen de operationele taken integraal op zich te nemen, eventueel met gebruik van onderaannemerss, dan bereikt u optimale kansen voor maincontracting (één aanspreekpunt, minder facturen, makkelijker beheer en veel minder kosten), zonder dat uw leverancier op een werkgebied wordt gedwongen, waarin hij niet competent is. En dan houdt u zelf de regie en neemt u nog steeds de beslissingen. Dat werkt perfect, mits goed geregeld!

TIP 5. Verspil geen tijd aan zaken waar anderen gewoonweg beter in zijn  

Bent ú de specialist wanneer het gaat om de inkoop van facilitaire producten en diensten, of is uw leverancier juist de bovenliggende partij? Precies. Accepteer dat uw kennis op bepaalde vakgebieden tekort schiet en dek uzelf hiervoor in. Haal bijvoorbeeld objectieve expertise van stal om geen stommiteit te begaan of houd u aan zaken die wel in uw straatje passen. Dat loont echt en voorkomt discussies achteraf.

Besparen facilities
Lees meer: Onderhoud kan slimmer
het noodplan

Het noodplan als veiligheidsblauwdruk

door M.v.L. le Clercq • 16 december 2019
Voor de veiligheid van uw medewerkers en uw bezoekers is het voor u natuurlijk van belang een goed doordacht noodplan te ontwikkelen dat tevens voldoet aan de laatste wettelijke eisen en richtlijnen.
Alternatief voor NEN2767

Een alternatieve manier met dezelfde voordelen als de NEN2767

door M.v.L. le Clercq • 29 november 2019
De NEN2767 is dé norm voor het vaststellen van de staat van onderhoud (conditie) van een gebouw. Conform de norm NEN 2767 is conditiemeting het instrument voor het objectief en uniform meten van de fysieke kwaliteit van bouw- en installatiedelen van gebouwen en/of infrastructuur. Conditiemeting is doorgaans wel duur en duurt lang. Eenalternatief!
Gebruikersvergunning, brandveiligheid, gebruik gebouw

Brandveiligheid is van levensbelang; de gebruiksvergunning

door M.v.L. le Clercq • 18 november 2019
Omdat de gevolgen van een brand zeer ingrijpend zijn, is een goede brandveiligheid een absolute must. Dit geldt in het bijzonder als u eigenaar bent van een gebouw en dat gebouw een verhoogd risico kent of waarvoor bij een brand de verwachte gevolgen bovenmatig ernstig zijn voor u of uw omgeving. In de gemeentelijke bouwverordening zijn daarom in elke gemeente voorschriften over 'brand-veilig gebruik' opgenomen. Op grond van deze verordening is, afhankelijk van uw gebruikssituatie, een gebruiksvergunning voorge-schreven. In deze gebruiksvergunning wordt het brandveilig gebruik van uw locatie of inrichting geregeld.
Oplevering, renovatie, nieuwbouw

Hoera de nieuwbouw of renovatie wordt opgeleverd. En nu?

door M.v.L. le Clercq • 16 oktober 2019
Eindelijk de oplevering van uw nieuwbouw of renovatie door de aannemer is geweest. Maar al snel zult u er achtergekomen dat niet alles zo mooi is als het aan de buitenkant lijkt. Sterker nog; het levert u straks een dubbele kater op: die van het afscheidsdiner en die van het feit dat u gaat beseffen, dat u er nu alleen voor staat. U had het zo kunnen organiseren, dat de leveranciers en de onderhoudsaannemer alle verantwoording ten aanzien van de techniek en de functionaliteit ervan zelf hadden gedragen.
Contractueel onderhoud

Wie moet nu het onderhoud doen; zelf, de installateur of toch een derde?

door M.v.L. le Clercq • 11 september 2019
Het onderhoud na oplevering van een project. Nu hebben we een definitie en kunnen we bepalen wie het onderhoud gaat uitvoeren. Makkelijk is het om direct al het onderhoud in opdracht te geven aan uw installateur. Maar met betrekking tot het onderhoud na oplevering, bestaat het onjuiste idee dat onderhoud na oplevering niet noodzakelijk is, omdat je installateur toch garantie geeft.
Onderhoudsvisie, contractmanagement, onderhoudsmanagement

Een onderhoudsvisie vanuit de klant gezien

door M.v.L le Clercq • 14 augustus 2019
Achterstallig onderhoud en constante druk op kosten leidt tot slecht functionerende installaties, meer klachten en waardevermindering. Bent u ook voornamelijk brandjes aan het blussen en loopt u continu achter de feiten aan? Om deze impasse te doorbreken en dreigende rampen te voorkomen, moet u toch echt het onderhoud opnieuw organiseren. Een onderhoudsvisie waar u iets aan heeft.
Dienstengids, gebouwbeheer, facility, facilitair,

Maak het uzelf makkelijk en maak een dienstengids

door M.v.L. le Clercq • 18 juli 2019
U legt uw personeel dagelijks in de watten en ondersteunt de corebusiness met de allerbeste facilitaire diensten. U heeft namelijk maar één doel; productiviteit verhogen, zonder aan het welzijn van uw mensen te komen. Deze diensten strekken zich uit van het verzorgen van het gebouwbeheer en het schoonmaakonderhoud tot het organiseren van de catering en het wagenpark. Een dienstengids.