Hoera de nieuwbouw of renovatie wordt opgeleverd. En nu?
Oplevering van de nieuwbouw of renovatie. En nu?
Eindelijk, de oplevering van uw nieuwbouw- of renovatieproject door de aannemer is geweest. Maar al snel zult u er achterkomen dat niet alles zo mooi is als het aan de buitenkant lijkt. Sterker nog: het levert u straks een dubbele kater op: die van het afscheidsdiner en die van het feit dat u gaat beseffen dat u er nu alleen voor staat. U had het zo kunnen organiseren, dat de leveranciers en de onderhoudsaannemer alle verantwoording ten aanzien van de techniek en de functionaliteit ervan zelf hadden gedragen.
Op het moment dat u gaat nadenken over de wenselijkheid en de haalbaarheid van een renovatie en/of nieuwbouw, wordt u eigenlijk langzaam maar onverbiddelijk interne projectleider. Een uitgebreide renovatie of nieuwbouw kan daarnaast onder omstandigheden een traject van meerdere jaren zijn. En dan beseft u opeens dat uw functie de komende tijd drastisch gaat veranderen, omdat u als lijnmanager opeens over heel andere eigenschappen moet beschikken, namelijk die van een projectmanager. De continuïteit van een lijnfunctie vraagt in de eerste plaats mensgerichte en pas in de tweede plaats zaakgerichte eigenschappen. Bij de succesvolle projectmanager zijn de zaken precies omgekeerd. U als mensgerichte lijnmanager zal het als projectleider mogelijk moeilijk krijgen. U zal (waarschijnlijk te) veel tijd moeten besteden aan dit vermeende ‘bijbaantje’.
U zou dus eigenlijk een externe projectleider moeten inhuren of iemand binnen uw organisatie die de kwalificaties van een project-leider bezit en die meer tijd heeft dan u. Dit voorkomt dat u langzaam maar zeker verzeild raakt in de programmafase van het project. Gebruikers moeten worden benaderd omtrent hun toekomstige behoeften en een en ander wordt vertaald naar een zeer voorlopig programma van eisen met een dito projectbudget en projectplanning. Ingehuurde externe deskundigheid (de architect, een bureau voor bouwprojectmanagement en een ingenieursbureau) slepen het project vervolgens door de definitiefase en de uitvoeringsfase heen.
Uw projectleider wordt medeplichtig
Uw projectleider dient vroegtijdig al betrokken te raken bij het project. Als hij tevens wordt betrokken bij budgetteren en plannen, zal hij zich min of meer verantwoordelijk blijven voelen voor de haalbaarheid ervan. Dit voorkomt vooral dat de projectleider zich dermate bij de uitvoering voelt, dat hij bereid is om namens de bouwers tegenover u overschrijdingen van budget en planning te rechtvaardigen, in plaats dat hij zich namens u opstelt en de opdrachtnemers houdt aan hun contractuele verplichtingen.
