Een onderhoudsvisie vanuit de klant gezien

Onderhoudsmanagement omvat alle activiteiten die nodig zijn voor de instandhouding van een object ofwel uw gebouw. Deze activiteiten hebben betrekking op het beleid inzake het uit te voeren onderhoud, de onderhoudsprocessen, de onderhoudsadministraties en de technische operationele activiteiten.

Begin met een goede inventarisatie en raadpleeg deze lijst regelmatig 
De inventarisatie betreft het definiëren en lokaliseren van installaties en componenten die je wilt betrekken bij het onderhoudsplan. Voor het lokaliseren moet je over een administratie van locaties (ruimten) beschikken die zijn toegewezen binnen het gebouw. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld bouwtekeningen of vluchtwegplattegronden. Nadat je een goede inventarisatie hebt gemaakt, koppel je de componenten aan een onderhoudsfrequentie en beschrijf je de kwalitatieve aspecten van het onderhoud; waar moet het onderhoud aan voldoen, welke afwijkingen moeten worden opgeheven, welke functies moeten worden hersteld, enz.

Kenmerken van een goed onderhoudscontract
De volgende stap is een contract samenstellen, waarin je specifiek aangeeft welke werkzaamheden onder welke voorwaarden worden verwacht. Nagenoeg alle standaard onderhoudscontracten van commerciële marktpartijen zijn slecht voor jou als opdrachtgever, dus 'kopieer' deze vooral niet. Dit komt doordat onderhoudspartijen vastgestelde correcties offreren en storingen op basis van nacalculatie verrekenen. Door deze contracten krijgt de onderhoudsaannemer in verband met omzetverhoging een zakelijk belang bij veel correcties en storingen. 

Beschrijf daarom dat correcties en storingen voor rekening en risico van de leverancier komen. Zo zijn jouw belangen en die van de  leverancier gelijk gestemd. De leverancier zal het onderhoud optimaliseren en de benodigde correcties zoveel mogelijk gelijktijdig uitvoeren, teneinde dure storingen te voorkomen. Dit voorkomt extra verrekeningen en zorgt er ook voor dat jij niet de kwaliteit continu moet controleren. Jouw leverancier wil storingen voorkomen en doet dat door hoogwaardig onderhoud te leveren. Kwaliteit dus.

Kwaliteitsbewaking bij contractueel onderhoud
En wil je een extra stok achter de deur, omdat bijvoorbeeld de kwaliteit van essentieel belang is? Beschrijf dan in je contract controleerbare handelingen en laat de leverancier hierover kwalitatief en kwantitatief rapporteren. Kwaliteitsmetingen beperken zich dan namelijk niet tot het onderhoudsproces, maar hebben ook betrekking op het resultaat en op de wijze waarop je dit ervaart.