Maak het uzelf makkelijk en maak een dienstengids

M.v.L. le Clercq • 18 juli 2019

Een dienstengids

U legt uw personeel dagelijks in de watten en ondersteunt de corebusiness met de allerbeste facilitaire diensten. U heeft namelijk maar één doel: productiviteit verhogen zonder aan het welzijn van uw mensen te komen. Maar weten uw medewerkers wel wat u allemaal voor hun hebt geregeld? Waarschijnlijk wel, maar er gaat heus wel eens wat mis. Uw heeft uzelf als taak gesteld de ondersteunende diensten zo optimaal mogelijk te verzorgen. Deze diensten strekken zich uit van het verzorgen van het gebouwbeheer en het schoonmaakonderhoud tot het organiseren van de catering en het wagenpark. 

Schoonmaak

Werk je diensten en maak het voor iedereen toegankelijk

Om eenduidig en overzichtelijk je medewerkers te informeren, doe je er goed aan alle beschikbare facilitaire diensten vast te leggen in een toegankelijk overzicht. Facilitaire organisaties en adviesbureaus gebruiken hier al jaren een z.g. 'dienstengids' voor en dit werkt. Aan alle afspraken met externe leveranciers koppel je dus een ‘Diensten Activiteiten Gids’ (DAG). Hierin beschrijf je de overeengekomen producten en diensten overzichtelijk en onder welke voorwaarden en afspraken dit geschiedt. Je stelt vervolgens één of meer medewerkers aan om vervolgens alle aanvragen en verzoeken kritisch te monitoren.

Standaardisatie is het sleutelwoord

De gids biedt dus een overzicht van het assortiment, zoals u met uw leveranciers hebt afgesproken. Standaardisatie is één van de uitgangspunten en geeft vele voordelen op het gebied van uniform gebruik, ondersteuning, beheer, inkoop, opleidingen en bijvoorbeeld connectivity. Bestelaanvragen van producten en diensten die niet zijn opgenomen in de gids en dus niet tot het standaard assortiment behoren, kunnen worden verzameld. Vervolgens kunt u gemakkelijk deze aanvragen beoordelen. U kunt dus beslissen om de aanvraag af te wijzen, incidenteel goed te keuren of op te nemen in de gids, zodat het product of de dienst vanaf dat moment wel tot de standaard gaat behoren.

Evaluatie is de start van vooruitgang

En de laatste tip die ik u geef, is evaluatie. Iedereen kent het begrip en heeft ervan gehoord, maar in de praktijk gebeurt dit slechts mondjesmaat. Betrek uw personeel bij een evaluatie; deze kan prima schriftelijk plaatsvinden. Luister naar interne adviezen, blijf bewust van de reden waarom de gids gemaakt is en optimaliseer. Je zult merken dat uw medewerkers het zullen waarderen.

De dienstengids
Lees meer: Onderhoud kan slimmer
het noodplan

Het noodplan als veiligheidsblauwdruk

door M.v.L. le Clercq • 16 december 2019
Voor de veiligheid van uw medewerkers en uw bezoekers is het voor u natuurlijk van belang een goed doordacht noodplan te ontwikkelen dat tevens voldoet aan de laatste wettelijke eisen en richtlijnen.
Alternatief voor NEN2767

Een alternatieve manier met dezelfde voordelen als de NEN2767

door M.v.L. le Clercq • 29 november 2019
De NEN2767 is dé norm voor het vaststellen van de staat van onderhoud (conditie) van een gebouw. Conform de norm NEN 2767 is conditiemeting het instrument voor het objectief en uniform meten van de fysieke kwaliteit van bouw- en installatiedelen van gebouwen en/of infrastructuur. Conditiemeting is doorgaans wel duur en duurt lang. Eenalternatief!
Gebruikersvergunning, brandveiligheid, gebruik gebouw

Brandveiligheid is van levensbelang; de gebruiksvergunning

door M.v.L. le Clercq • 18 november 2019
Omdat de gevolgen van een brand zeer ingrijpend zijn, is een goede brandveiligheid een absolute must. Dit geldt in het bijzonder als u eigenaar bent van een gebouw en dat gebouw een verhoogd risico kent of waarvoor bij een brand de verwachte gevolgen bovenmatig ernstig zijn voor u of uw omgeving. In de gemeentelijke bouwverordening zijn daarom in elke gemeente voorschriften over 'brand-veilig gebruik' opgenomen. Op grond van deze verordening is, afhankelijk van uw gebruikssituatie, een gebruiksvergunning voorge-schreven. In deze gebruiksvergunning wordt het brandveilig gebruik van uw locatie of inrichting geregeld.
Oplevering, renovatie, nieuwbouw

Hoera de nieuwbouw of renovatie wordt opgeleverd. En nu?

door M.v.L. le Clercq • 16 oktober 2019
Eindelijk de oplevering van uw nieuwbouw of renovatie door de aannemer is geweest. Maar al snel zult u er achtergekomen dat niet alles zo mooi is als het aan de buitenkant lijkt. Sterker nog; het levert u straks een dubbele kater op: die van het afscheidsdiner en die van het feit dat u gaat beseffen, dat u er nu alleen voor staat. U had het zo kunnen organiseren, dat de leveranciers en de onderhoudsaannemer alle verantwoording ten aanzien van de techniek en de functionaliteit ervan zelf hadden gedragen.
Contractueel onderhoud

Wie moet nu het onderhoud doen; zelf, de installateur of toch een derde?

door M.v.L. le Clercq • 11 september 2019
Het onderhoud na oplevering van een project. Nu hebben we een definitie en kunnen we bepalen wie het onderhoud gaat uitvoeren. Makkelijk is het om direct al het onderhoud in opdracht te geven aan uw installateur. Maar met betrekking tot het onderhoud na oplevering, bestaat het onjuiste idee dat onderhoud na oplevering niet noodzakelijk is, omdat je installateur toch garantie geeft.
Onderhoudsvisie, contractmanagement, onderhoudsmanagement

Een onderhoudsvisie vanuit de klant gezien

door M.v.L le Clercq • 14 augustus 2019
Achterstallig onderhoud en constante druk op kosten leidt tot slecht functionerende installaties, meer klachten en waardevermindering. Bent u ook voornamelijk brandjes aan het blussen en loopt u continu achter de feiten aan? Om deze impasse te doorbreken en dreigende rampen te voorkomen, moet u toch echt het onderhoud opnieuw organiseren. Een onderhoudsvisie waar u iets aan heeft.
Benchmark, facilities, besparen, tips, inkoop

5 tips om te besparen op facilities

door M.v.L. le Clercq • 11 juni 2019
U kunt benchmarken wat u wilt, maar de kans is groot dat u steeds de verkeerde kengetallen vergelijkt. Namelijk die van uw buurman, goede vrienden en conculega’s, die het waarschijnlijk helemaal niet beter voor elkaar hebben dan u. Dat kan echt anders; besparen op facilities, zoals u ook uw inkoop op de core business zou aanpakken. Met kennis van zaken dus. 5 tips om u op weg te helpen.